¿La organización en el trabajo va ligada a la productividad? ¿Es más eficiente una persona organizada que la que no lo es? Tras el aumento del teletrabajo en los últimos meses debido a la pandemia del COVID-19 te apuntamos algunas consideraciones para que ahorres tiempo en tu jornada laboral a la vez que aumentes tu productividad. Así sabrás como ser más organizado y productivo.

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Trabajar más en menos tiempo. Este es uno de los objetivos a cumplir para ser un trabajador productivo. ¿La clave? Ser organizado. ¿Misión imposible? No tiene por qué ser así. Para empezar, ser organizado será la base para la productividad, por tanto, es necesario que trabajes con listas de tareas a cumplir. De esta forma, por una parte, no olvidas tus tareas, y por otra, tienes presentes las metas a cumplir, con un orden y un calendario de consecución. Parece fácil, ¿verdad?

Organizar las tareas diarias

Una de las ventajas de organizar las tareas diarias es que, si se presenta algún imprevisto, exista tiempo para solucionarlo. Además, se evita que ese imprevisto afecte al resto del trabajo y a la propia jornada laboral. Lo que aporta realmente la organización previa es ganar tiempo al tiempo y crear margen para gestionar algún factor sorpresa que no esperábamos. Por ello, es esencial crear una dinámica de trabajo que comience por la organización previa de tareas y tiempos.

Funcionando así, es más fácil solucionar cualquier problema adicional con el que no contábamos dentro de la planificación inicial y podrás ser más organizado y productivo.

Organizar mejor mi tiempo, ¿es posible?

Tras un primer objetivo relacionado con la organización del trabajo hay que conseguir el segundo objetivo: ser más productivos. El punto de partida debe ser cómo aprovechar mejor el tiempo, es decir, hacer en el menor tiempo posible el mayor número de metas propuestas.

La productividad laboral depende en gran medida de esa organización inicial, pero también está relacionada con otros factores, como pueden ser la gestión de los equipos de trabajo, de la jornada laboral y de la propia carga de trabajo. En este sentido, existen estrategias para lograr aumentar la productividad laboral, como son eliminar las reuniones no productivas para ganar tiempo, mejorar los espacios de trabajo para aumentar la comodidad e instaurar estrategias de modelos productivos.

De hecho, existe un modelo pionero que algunas empresas ya han empezado a implementar: el denominado modelo ‘Fika’. Este modelo productivo, que nació en Suecia, se basa en sustituir parte del tiempo que los trabajadores se toman en salir a desayunar o a almorzar, por reuniones dentro de la empresa en tono informal, pero, a la vez, más productivas. Es decir, el modelo ‘Fika’ (que viene de kaffi, una forma de llamar al café en sueco) pretende implementar reuniones de café con pastas mientras hablan de temas menos trascendentales, pero de los que pueden salir ideas productivas debido al cambio de enfoque.

Según un estudio publicado por el portal Science Direct, las relaciones con los cargos superiores, con el propio trabajo y con el ambiente físico del mismo están directamente relacionadas con la productividad.

Como ser mas organizado y productivo consejosConsejos

Independientemente del modelo que se siga en cada tejido laboral, existen algunas recomendaciones a seguir para saber cómo ser más organizado y productivo. Algunas de las más relevantes son:

  • Programar el trabajo: no hay que empezar la casa por el tejado, así que sigue debes marcar unas fechas límite para cada tarea, dejándote margen por si tienes que posponer tareas. Para ello, es muy buena opción que cuentes con un calendario visual, donde puedas ver de un vistazo cuál es tu cronograma para cada mes. Este recurso te ayudará de una forma rápida a tener un mapa mental de la cabeza con fechas y tiempos.
  • Prioriza lo importante: cuando programes el trabajo, tienes que tener claro cuáles temas tienes que priorizar y cuáles no. Este filtro es esencial para poder ser productivos y llegar a todas las fechas. Siempre habrá asuntos prioritarios que no puedas retrasar o asuntos que te darás más trabajo, y que tengas que empezar a adelantar.
  • Ordena todo: el orden es esencial para tener todo a mano y no perder tiempo buscando archivos o documentos que podemos necesitar. Tanto si tienes un archivo en papel como en carpetas digitales, es muy importante que cada documento que utilices los clasifiques. Así sabrás siempre donde está. Sino puedes hacerlo, es recomendable que dediques un tiempo a la semana a ordenar todo el material que uses.
  • Evita interrupciones: las interrupciones hoy día son muy constantes. Mensajes de voz, de texto, llamadas, conversaciones con compañeros, notificaciones, etc. Para ser productivo tienes que intentar controlar estas interrupciones. Una forma de hacerlo es marcarte pautas y franjas de trabajo. Si estás trabajando en una oficina, silencia todo lo que puedas silenciar y márcate plazos para realizar trabajo parcial. Tómate un descanso de 5 minutos cada hora si lo necesitas para hablar o mirar tus notificaciones. Si trabajas desde casa, crea un ambiente donde no te interrumpan y aléjate de la televisión y del móvil.
  • Cree en ti: automotivarse y ser positivo es un ‘must’. Estar más seguro de sí mismo es la mejor manera para conseguir los logros que nos hemos marcado.
  • Respira aire fresco: comer fuera de la oficina y dar un paseo, tomar un café y tomar el aire… Realiza un alto en tu jornada laboral de una media hora y toma aire. Es muy importante que hagas esto porque te dará energía y notarás cierto descanso. Márcate una hora para hacer ese descanso y organízate el trabajo para que no se note en tu jornada.

El caldo de cultivo para conseguir eficiencia y eficacia en el trabajo es realizar las tareas hasta terminarlas, evitando distracciones y cumpliendo fechas y metas marcadas mensualmente.

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Fuentes:

  • Science Direct
  • Entrepreneur
  • Negocios Uncomo
  • Active Campaing